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CC 2015-03-24_08a Cash Disbursement/pRRO y °\ 9 INCORPORATED ti Z V O M JULY 10, 1911 ,f c .1< 1F 0 RtP TO: I CITY COUNCIL MEMORANDUM FROM: DEBBIE MALICOAT, DIRECTOR OF ADMINISTRATIVE SERVICES BY: RYAN CORNELL, ACCOUNTING MANAGER SUBJECT: CONSIDERATION OF CASH DISBURSEMENT RATIFICATION DATE: MARCH 24, 2015 RECOMMENDATION: It is recommended the City Council ratify the attached listing of cash disbursements for the period March 1 through March 15, 2015. IMPACT ON FINANCIAL AND PERSONNEL RESOURCES: There is an $899,321.37 fiscal impact that includes the following items: • Accounts Payable Checks #265687- 265847 $ 420,355.11 • Payroll & Benefit Checks $ 478,966.26 No or minimal future staff time is projected. BACKGROUND: Cash disbursements are made weekly based on the submission of all required documents supporting the invoices submitted for payment. Prior to payment, Administrative Services staff reviews all disbursement documents to ensure that they meet the approval requirements adopted in the Municipal Code and the City's Purchasing Policies and Procedures Manual of February 2000. ANALYSIS OF ISSUES: The attached listing represents the cash disbursements required of normal and usual operations during the period. The disbursements are accounted for in the FY 2014 -15 budget. Included in these disbursements were: • Barnett & Cox Associates in the amount of $11,171.19 for the contractual services rendered for the Tourism Business Improvement District (TBID). Item 8.a. - Page 1 CITY COUNCIL CONSIDERATION OF CASH DISBURSEMENT RATIFICATION MARCH 24, 2015 PAGE 2 • Carmel & Naccasha LLP in the amount of $21,627.40 for City attorney fees for February services. • McPeek's Dodge of Anaheim in the amount of $39,108.96 for the purchase of a new police vehicle. • Mullahey Ford in the amount of $21,373.33 for the purchase of a new streets division truck. Purchase made with proceeds received from insurance carrier. • Pacific Gas & Electric Co in the amount of $10,513.49 for the City -wide electricity costs. • CA Prison Industry in the amount of $9,885.70 for new office furniture for the police station project. • Pickard and Butters Construction in the amount of $51,822.54 for the progress payment for the corporation yard administration building project. • Regional Government Services in the amount of $20,900 for the contractual services related to the interim City Manager position. • South SLO County Sanitation District in the amount of $139,397.98 for the monies collected by customers on their behalf for the sanitation charges. ALTERNATIVES: The following. alternatives are provided for the Council's consideration: • Approve staff's recommendation; • Do not approve staff's recommendation; • Provide direction to staff. ADVANTAGES: • The Administrative Services Department monitors payment of invoices for accountability, accuracy and completeness using standards approved by the Council • Invoices are paid in a timely manner to establish goodwill with merchants. • Discounts are taken where applicable. DISADVANTAGES: No disadvantages have been identified as long as City Council confirms all expenditures are appropriate. ENVIRONMENTAL REVIEW: No environmental review is required for this item. Item 8.a. - Page 2 CITY COUNCIL CONSIDERATION OF CASH DISBURSEMENT RATIFICATION MARCH 24, 2015 PAGE 3 PUBLIC NOTIFICATION AND COMMENTS: The Agenda was posted in front of City Hall on Thursday, March 19, 2015. The Agenda and report were posted on the City's website on Friday, March 20, 2015. No public comments were received. Attachments: 1. March 1 - March 15, 2015 —Accounts Payable Check Register 2. March 6, 2015 — Payroll & Benefit Check Register Item 8.a. - Page 3 r Or- 0 0) - 1 CO CF) C14 O (A ti M O M (y O 00 00 r- N N a a L U H Z W V O O It N N 00 O O 00 00 CO M I; �^ O O N N O O (A 0) r r r- r- d (n (n Cl) CO I- r- 00 M M r r N N + r r O (D 00 00 00 00 ti r- N N N N U H 0 H Q LO LO LO tn LO U*) LO y r r r r r r r O o 0 0 0 0 0 0 N N N N N N N N N N (n N N N C O O O N O O O - co co M N O O O O O O O r O LO LO L to LO U*) W O CO M M Cl) M M a O r r 'T r r �_ r r Z r y (n 00 r- O O co r 0 O M r 0 O M O O M O O M O O M Q V O N O N O N O N O O N 0 O O O O O O O O 4 0 J (9 c U o a o a) o o a 0 am o 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 a, °v °v °v °v °v °v ov O O (D (D (D (D (D co m m m m m m = Q o Y LL d O V H v U rn w a w O om -i W om U- Z U) z w g w a o w Z m Z Y Q w Q Z O Q = o a J F¢¢- Z Z w w Z U Q Y U Z Q r N U') O � M co LO 0 m CD (D co (D CD COD c O > > o 0 0 0 0 r 0 r y > ocn r o r 0 0 0 0 0 U') LO LO U') U') U') LO r a, r 0 r 0 r 0 r 0 r 0 r 0 0 @ N N N N N N N CL 0 M CO CO M M CO CO LO L Y C) c7 0 ('7 0 ('7 0 ('7 0 ('7 0 M 0 M O O O O O O O r � L N 7 LO N O # YCD v u (D CD co Un (D (n (D Un (D Un (D to O L U N N N N N N N t0 m r a) �a a N a co N N d t9 a M c C Z N � J 0 �0 N � = Q Y LL U 0 41 � t � U v E a U) r U) r+ r N O N Y t0 U � r M m O O H Y r U CO 00 O Cl) O N O O U) O O cli O N N O N I- O cyi O O O (O 00 v N d f9 a LO N CD a N U) CO CO O O O O U) v v O O d 00 U ? r Cl) N N N N W 00 00 O 0 0 Cl) 0 0 Cl) U) U) M 0 0 to O O o Cl) ) N N U) I- rl a aioi U > LO LO N 00 - c0 (0 0 00 oo O C 00 0 0 0o N y O LO vv U) Cl) (Y) (Y) Ov v LO CO CO _v vv Q O LO LO LO U') v 00 (O Or— 00 ( N 00 0 (O 00 m 0 O r O O Cl) O O O O r— r— W o o W O 0 W (O (O v v_ r O CN co 0 O d co 0 (0 0 N N 0 0 Y C U CO O CO O Cl) O CO CO O O a N) N 7 E 7 d v Y rn O O O O O c m r U N N N N N N Q U) U') U) U) U) U) LO d r r r r r r r r O O 0 O O O O O 0 N N N N N N N N N v LO v N C O N N N O N O N O O O O O O O O N d f9 a LO N CD a N U) 0 U) Z d U ? r Cl) W V- r O Cl) a-- Cl) r Cl) Cl) (D C) C) � M � OU) O O to CO OU) 0 v o Cl) ) O U) z I� _ U) U > r N N O co - c0 (0 0 O) oo O C O 0 0 c) IT N y O LO I� U) Cl) U O Ov v LO _v vv Q O v v v v ao LLI O (O Or— ( N O 0 (O m 0 O r O O Cl) O N O O O m W W w W W W W O U) U) r y r+ r O C14 r O CN r O Q r O 04 r O O 04 04 d co 0 (0 0 0 0 0 0 Y C U CO O CO O Cl) O CO CO O O a N) N 7 7 d v Y rn O O O O O c m r U N N N N N N N d f9 a LO N CD a N 0 Z d U ? 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