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CC 2014-10-28_08.a. Cash Disbursement NRRO yO � INCORPORATED 9 ti Z � v JULY 10, 1911 MEMORANDUM c441 Oft TO: CITY COUNCIL FROM: DEBBIE MALICOAT, DIRECTOR OF ADMINISTRATIVE SERVICES BY: RYAN CORNELL, ACCOUNTING SUPERVISOR SUBJECT: CONSIDERATION OF CASH DISBURSEMENT RATIFICATION DATE: OCTOBER 28, 2014 RECOMMENDATION: It is recommended the City Council ratify the attached listing of cash disbursements for the period October 1 through October 15, 2014. IMPACT ON FINANCIAL AND PERSONNEL RESOURCES: There is a $996,894.05 fiscal impact that includes the following items: • Accounts Payable Checks #263974-264149 $ 515,591.80 • Payroll & Benefit Checks $ 481,302.25 No or minimal future staff time is projected. BACKGROUND: Cash disbursements are made weekly based on the submission of all required documents supporting the invoices submitted for payment. Prior to payment, Administrative Services staff reviews all disbursement documents to ensure that they meet the approval requirements adopted in the Municipal Code and the City's Purchasing Policies and Procedures Manual of February 2000. ANALYSIS OF ISSUES: The attached listing represents the cash disbursements required of normal and usual operations during the period. The disbursements are accounted for in the FY 2014-15 budget. Item 8.a. - Page 1 CITY COUNCIL CONSIDERATION OF CASH DISBURSEMENT RATIFICATION OCTOBER 28, 2014 PAGE 2 ALTERNATIVES: The following alternatives are provided for the Council's consideration: • Approve staff's recommendation; • Do not approve staff's recommendation; • Provide direction to staff. ADVANTAGES: • The Administrative Services Department monitors payment of invoices for accountability, accuracy and completeness using standards approved by the Council. • Invoices are paid in a timely manner to establish goodwill with merchants. • Discounts are taken where applicable. DISADVANTAGES: No disadvantages have been identified as long as City Council confirms all expenditures are appropriate. ENVIRONMENTAL REVIEW: No environmental review is required for this item. PUBLIC NOTIFICATION AND COMMENTS: The Agenda was posted in front of City Hall on Thursday, October 23, 2014. The Agenda and report were posted on the City's website on Friday, October 24, 2014. No public comments were received. Attachments: 1. October 1 — October 15, 2014 — Accounts Payable Check Register 2. October 3, 2014 — Payroll & Benefit Check Register Item 8.a. - Page 2 O O O O C O N O O O (O O d 00 (O Q1 a Y r R U a d L Cl) N a ci O O O O cc O O (n (n I- 0 0 N N O O I- 06 O O N N 0 0 O (0 � O MMM V A N N (n (0 "t A E IL O O 0 0 � � O 0 0 Cl) 00 00 N I- O 00 V I� 00 O « v 00 00 (0 (0 O M V cM — N V 0 — V M 0 C 00 00 U') U') M LO (0 — ++ 0 N O N E Q d m O O O O O O N N N N N N � 00 N 00 00 00 > N O O O C ;3i m m a) 0) O O O O O O C)W O Cl) — cM N I� C O O N OO 00OU') u') u') (n NOOO Z m Cl) Cl) (n (0 (n 0 0 N N N N N �') (n N M (f) u') V (f- ( - Cl)u) (n (n (n (n �� (f. 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Support Services 5126 State Disability Ins. 1,397.54 Community Development - 5127 Deferred Compensation 675.00 Police 12,217.41 5131 Health Insurance 41,188.92 Fire 11,506.09 5132 Dental Insurance 4,951.82 Govrnment Bldg Maint. 5133 Vision Insurance 1,158.19 Engineering 5134 Life Insurance 368.46 Fleet Maintenance 5135 Long Term Disability - Parks 178.33 5143 Uniform Allowance - Recreation -Admn - 5144 Car Allowance 637.50 Rec- Special Events 5146 Council Expense - Children In Motion 5147 Employee Assistance - Soto Sport Complex 5148 Boot Allowance Public Works Maintenance 381.82 5149 Motor Pay 70.40 24,283.65 5150 Bi-Lingual Pay 75.00 5151 Cell Phone Allowance 547.50 481,302.25 Item 8.a. - Page 36